📬 Ocupada ou produtiva - você foca no urgente ou no estratégico?

É fácil confundir barulho com entrega. Urgência com importância. Nessa news, eu conto como sair do ciclo das notificações e construir uma rotina que faça sentido de verdade para você e para seu time.

Em 2015, fui a Vila Velha, no Espírito Santo, para gravar um case de sucesso com o incrível Geronimo Theml. Ele havia tomado uma decisão corajosa: largou o cargo público de advogado da União para investir no seu negócio digital.

No meio da nossa conversa, ele me fez uma pergunta que ecoa na minha cabeça até hoje, mesmo quase 10 anos depois:

“Você passa a maior parte do seu dia produtiva ou ocupada?”

Eu não precisei nem esperar ele terminar para responder. Enquanto ele ainda falava, meu WhatsApp pipocava. Era como se cada notificação na tela fosse um chamado urgente e eu, a pessoa sempre pronta a atender. Sem perceber, eu era gerente das notificações, mas não dos resultados.

Não é só você, não sou só eu. Estudos da McKinsey mostram que profissionais passam, em média: 28% do tempo respondendo e-mails e mensagens e apenas 14% em tarefas realmente estratégicas

E não é falta de tempo - é falta de foco e clareza do que precisa ser feito.

Por que essa pergunta importa tanto?

Porque ela separa quem está sempre correndo de quem está avançando. Ela mostra como a falta de clareza de propósito transforma a gente em marionete das demandas alheias e não protagonista do que move o ponteiro. Ela toca no ponto que eu vejo em muitas líderes que me procuram em mentorias: a sensação de estar sempre “apagando incêndios”, mas nunca construindo a casa onde querem morar.

A escolha é sua, mas a pressão vem de todos os lados.

Sim, a decisão de priorizar o que importa é sua. Mas há um mundo de demandas sempre pronto a te engolir de volta: as urgências que chegam por todos os lados, as expectativas que ninguém comunica claramente, as notificações que vão minando seu foco, minuto a minuto.

É fácil ceder. É fácil confundir volume de trabalho com valor real. Mas aqui está o ponto que precisa ficar claro: priorizar o que é importante pra você é um ato de responsabilidade e, também, de amor próprio.

O que muda a partir de um certo ponto da carreira?

Já falei em outras edições que quando você assume uma posição de liderança, o jogo muda. Não é mais sobre entregar muito. É sobre entregar o que conta. É sobre olhar para o que faz a diferença real e proteger o seu tempo (e o da sua equipe) para construir o que importa. Mas, como mudar e sair desse ciclo de urgências?

Como sair do ciclo de urgências e ser mais estratégica

1. Audite seu tempo
Por uma semana, anote (ou use um app) para mapear para onde seu tempo realmente vai.

2. Pergunte sempre: “isso é importante ou só urgente?”
Se for só urgente, pode ser delegado ou adiado. Se for importante, deve ser priorizado.

3. Reserve tempo intencional para o estratégico
Agende blocos de foco para pensar no que vai levar você (e o time) pro próximo nível e proteja esses blocos como se fossem reuniões com um cliente.

4. Desative notificações que sequestram sua atenção
Parece simples, mas é revolucionário.

5. Compartilhe suas prioridades com o time
Quando as pessoas sabem onde você quer chegar, elas ajudam — e não te distraem.

6. Reveja os canais de comunicação
Defina e comunique como será a comunicação: e-mail, chat, Wathsapp, ligação (numa crescente de urgência, por exemplo)?

Vale lembrar que não basta “desligar notificações”. É preciso também olhar para a cultura de gestão que as alimenta.

É papel da liderança definir e proteger os pontos de contato

Às vezes, o excesso de notificações não vem só para a gente, mas da gente. E isso pode ser apenas um mal hábito, mas é preciso investigar se esse comportamento não seria sintoma de falta de confiança no time, desencadeando checagem de cada passo. Ou mesmo uma mania de gestores inseguros que tentam “garantir tudo” e acabam microgerenciando o todo.

Quando falta confiança, sobra urgência. E essa cultura de interrupções constantes tem um preço: ela mata o foco, desgasta a energia e nos afasta do que realmente importa. Mas a liderança que confia cria espaço para o time brilhar:

- Manda mensagem só quando é realmente necessário, e no horário certo.
- Marca check-points claros e deixa as pessoas trabalharem em paz no restante do tempo.
- Mostra que não é o volume de barulho que mede a produtividade, mas o impacto real.

No fundo, é simples: quando a gente confia no time, o time tem mais espaço para focar. E foco, no final, é o que transforma urgência em estratégia e barulho em resultado.

Você também deve estar atenta para não aceitar que o time alimente esse comportamento tóxico da urgência. Responder ao slack enquanto almoça ou mandar aquele e-mail na madrugada não faz ninguém mais eficiente, mostra ansiedade e desorganização.

As urgências vão acontecer e, para elas, precisa existir um canal que não seja banalizado pela comunicação do dia a dia. Seja no WhatsApp ou em uma ligação, a urgência deve ter um lugar especial, para não virar só mais um barulho.

A reflexão que fica

Você está ocupada ou está produtiva? Você está gerenciando notificações ou construindo resultados? Você está entregando volume ou entregando o que faz a diferença?

Priorizar o que importa não é egoísmo. É a base de uma carreira que cresce e de um time que confia em você para guiar o caminho.

Com amor,
Andresa 🍀